So läuft’s ab

ZukunftVIELFALT® wurde als standardisierter Beratungsprozess konzipiert und folgt einem klaren Ablauf, der mehrere Schritte beinhaltet. Vor allem aber ist ZukunftVIELFALT® ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Das stellt sicher, dass alle Potenziale auch tatsächlich genutzt werden können.

Aufbauend auf der Erfahrung aus einer Vielzahl von ähnlichen Implementierungsprozessen verfolgt der Prozess vor allem folgende Ziele:

  • Ganzheitliches Diversity Management zu ermöglichen und nicht nur Umsetzung in Teilbereichen
  • Die Beschäftigung mit den unterschiedlichen Aspekten der Vielfalt so einfach wie möglich zu gestalten
  • Sicherzustellen, dass der Nutzen sowohl für Organisation, Mitarbeiter_innen, Kund_innen als auch externe Stakeholder und Partner_innen spürbar wird.

Darüber hinaus stellen Minimumkriterien sicher, dass unabhängig von individuellen Schwerpunktsetzungen alle Kerndimensionen mitberücksichtigt werden. Zudem wurden Voraussetzungen definiert, die im Vorfeld geklärt werden müssen, um einen reibungslosen und erfolgreichen Prozess zu ermöglichen.

Alle drei Jahre kann der Prozess und die damit zusammenhängende Zertifizierung wiederholt werden, wodurch eine laufende Weiterentwicklung begünstigt wird.

Schritt für Schritt

ZukunftVIELFALT [/fusion_text] Prozess

Die Prozessschritte im Detail

Im Vorfeld zur Arbeit im Rahmen von ZukunftVIELFALT® findet ein persönliches Gespräch mit dem/der Berater_in statt, um den grundlegenden Rahmen, die Motive der Teilnahme und die Voraussetzungen zu besprechen. Gegebenenfalls kann es sinnvoll sein, in den Prozess eingebundene Personen in einer Sensibilisierungsschulung für das Thema zu öffnen bzw. Wissenslücken zu schließen.
Diese Schulung wird von den Berater_innen oder einem von der Trägerorganisation akkreditierten Trainingsinstitut durchgeführt und beschäftigt sich mit den Grundlagen des Diversity Management, den Inhalten der Kerndimensionen und den Vorteilen, die einer Organisation aus einem gezielten Diversity Management heraus entstehen. Damit wird sichergestellt, dass die am Prozess beteiligten Personen oder Gruppen über den selben Wissensstand verfügen, um den Prozess erfolgreich starten zu können.
Falls noch nicht im Vorfeld erfolgt, so werden im Vorprozess die Machbarkeit überprüft, das Commitment des Managements eingeholt, sich ganzheitlich dem Thema Diversity Management zuzuwenden, der oder die Diversity Beauftragte und ggf. eine Projektgruppe nominiert.

Sollte sich herausstellen, dass die Einführung eines gezielten ganzheitlichen Diversity Managements nicht möglich ist bzw. von relevanten Entscheider_innen nicht gewollt ist, dann kann keine Zertifizierung erfolgen.

Das Diversity-Kuratorium hat diesen Umstand entsprechend zu prüfen. Die Berater_innen pflegen höchste Sorgfalt bei der Beurteilung der Voraussetzungen.

Die Berater_innen schließen mit der Organisation eine Vereinbarung über die Nutzung der ZukunftVIELFALT® Instrumente und die Bestrebungen zur Zertifizierung ab.

Darin verpflichtet sich die Organisation den ZukunftVIELFALT® Prozess gemäß der jeweils geltenden Richtlinien und eine externe Begutachtung zur Erlangung des Grundzertifikates durchzuführen.

Weiters verpflichtet sich die Organisation im dritten Jahr nach der Erteilung des Grundzertifikats erneut den Umsetzungsstand überprüfen zu lassen und weiterführende Maßnahmen zu setzen, um das Zertifikat für weitere drei Jahre zu erhalten. Andernfalls erlischt das Grundzertifikat nach einem weiteren Jahr.

Vor den Workshops wird mittels eines standardisierten Zahlen- und Datenbogens sowie einer Checkliste über relevante Unterlagen die Situation in der Organisation und der Stand in Sachen Diversity Management erhoben.

Diese Daten dienen als Vorbereitung für die inhaltlichen Workshops und ermöglichen einen konkreten Blick auf die Situation bzw. geben Aufschluss darüber, welche Dimensionen bislang noch nicht genau betrachtet wurden. Dementsprechend sollten die Zahlen eine Woche vor dem Startworkshop vorliegen.

Ziele des Startworkshops sind:

  • Definition der Detailziele für das Projekt
  • Festlegen der Rahmenbedingungen und Schwerpunkte für die Umsetzung
  • Festlegen des zeitlichen Ablaufs
  • Sicherstellen der benötigten Ressourcen für das Projekt
  • Erkennen möglicher Hürden sowie Lösungen dafür
  • Planung der Kommunikation und Information während des Projekts
  • Vorbereitung der Entwicklungswerkstätten
  • Sicherstellung der Einbindung in die Gesamtstrategie der Organisation und der Einbeziehung aller relevanten Bereiche und Führungskräfte

 

Inhalte des Startworkshops sind daher:

  • Vorstellung von ZukunftVIELFALT® (Ziele, Ablauf, Nutzen, Handlungsfelder und Kerndimensionen)
  • Organisationsspezifische Klärung der für die Arbeit wichtigen Werte und Grundsätze in der Organisation
  • Organisationsspezifische Klärung des für den Prozess und ein ganzheitliches Diversity Management relevanten Führungsverständnisses
  • Definition der strategischen Zielsetzungen für das Projekt und darüber hinaus
  • Auseinandersetzung mit sämtlichen Handlungsfeldern und Kerndimensionen und die Festlegung von ersten Schwerpunkten
  • Diskussion von Maßnahmen zur Umsetzung der Mindeststandards und darüber hinausgehender Maßnahmen in den einzelnen Handlungsfeldern
  • Bestätigung des/der Diversity Beauftragten als Projektleitung für den Prozess sowie Nominierung bzw. Bestätigung der Projektgruppe
  • Thematisierung der Kommunikationsstrategie für den Prozess, den Erhalt des Grundzertifikats und die Umsetzungsphase
  • Planung bzw. Sicherstellung der Ressourcen
  • Besprechung der weiteren Vorgehensweise und des Zeitplanes

Die Moderation erfolgt durch die Berater_innen.

 

Inhalt und Ablauf des Strategieworkshops werden von den Berater_innen in einem ausführlichen, den Prozess nachvollziehenden Protokoll festgehalten. Das Protokoll ist von allen Teilnehmer_innen durch ihre Unterschrift zu bestätigen. Eine Abwesenheit ist im Protokoll zu vermerken.

Daten, Materialien und Statistiken, die einen thematischen Bezug zum Diversity Management der Organisation haben (etwa Unternehmensleitbild oder Informationsbroschüren für Mitarbeiter_innen), werden dem/der Berater_in von der Organisation zur Verfügung gestellt. Alle betriebsinternen Unterlagen werden seitens des/der Beraters/Beraterin vertraulich behandelt und ausschließlich für Arbeit im Rahmen des ZukunftVIELFALT® Projekts verwendet.

Am Startworkshop nehmen idealerweise folgende Vertreter_innen der Organisation (sofern vorhanden) teil:

  • Personen aus der Unternehmensleitung,
  • Betriebsrat/Personalvertretung,
  • Personalleitung sowie weitere Führungskräfte aus den relevanten Bereichen,
  • Gleichstellungsbeauftragte_r,
  • Behindertenvertrauensperson bzw. Behindertenbeauftragte_r,
  • weitere definierte Beauftragte (z.B. Genderbeauftragte, Frauenbeauftragte, …),
  • alle Personen, die das Projekt in der Organisation initiiert haben.

Bei der Zusammensetzung der Gruppe ist darauf zu achten, dass Personen mit Entscheidungsbefugnis teilnehmen, die in der Lage sind, die relevanten Entscheidungen hinsichtlich der Ziele und Schwerpunkte zu treffen. Die Nicht-Teilnahme von relevanten Personen oder Funktionsträger_innen ist im Protokoll nachvollziehbar zu begründen.

Im Rahmen des Startworkshops oder danach wird eine Projektgruppe definiert, die mit der Erarbeitung des Ist-Standes und der Maßnahmen betraut wird. Diese soll nach dem Stakeholderansatz die wesentlichen Interessensgruppen innerhalb der Organisation sowie die relevanten Bereiche abdecken. Idealerweise ist diese hierarchieübergreifend und aus Personen zusammengesetzt, die einen Bezug zum Thema haben.

Typische Teilnehmer_innen sind:

  • Personalverantwortliche
  • Betriebsrat
  • Vertrauenspersonen
  • Gleichstellungsbeauftragte_r
  • Gleichbehandlungsbeauftragte_r
  • Diversity Manager_in
  • Behindertenvertrauensperson
  • Behindertenbeauftragte_r
  • Mitarbeiter_innen relevanter Unternehmensbereiche
  • Führungskräfte relevanter Organisationsbereiche
  • Weitere relevante interne wie externe Stakeholder

Der Projektgruppe bzw. den Teilnehmer_ innen der Entwicklungswerkstätten sollten nicht mehr als 15 Personen angehören, um ein produktives Arbeiten zu ermöglichen.

Die Auswahl der Teilnehmer_innen sollte nach dem Anspruchsgruppen-Prinzip erfolgen. Die zentrale Fragestellung bei der Auswahl der Projektgruppen-Mitglieder ist, wer ein Interesse an den Maßnahmen bzw. einen erheblichen Einfluss auf die Maßnahmen hat.

Die Teilnehmer_innen sollten aus verschiedenen hierarchischen Ebenen kommen und die Organisation hinsichtlich Altersstruktur, Familienstand, ethnischer Herkunft, Religion, körperlichen oder geistigen Einschränkungen und sexueller Orientierung repräsentieren und die Beschäftigtenstruktur möglichst gut abbilden.

Herzstück der Arbeit bilden die Entwicklungswerkstätten. In diesen Workshops werden mit einer Projektgruppe zum einen der Status Quo im Unternehmen erhoben und zum anderen Maßnahmen in den Handlungsfeldern entwickelt.

Für die Erreichung der Zerti kates ist es notwendig, dass der Ist- Stand in allen Handlungsfeldern und Kerndimensionen erhoben wird, ein konkreter Plan zur Erreichung der Mindeststandards je Handlungsfeld sowie konkrete, relevante weitere Maßnahmen in zumindest zwei der sechs Kerndimensionen entwickelt werden.

Ziele der Entwicklungswerkstätten sind:

  • Erhebung und Bewertung des Ist-Stands in allen Handlungsfeldern und Kerndimensionen
  • Definition von Maßnahmen zur Verwirklichung eines ganzheitlichen Diversity Managements auf Grundlage der strategischen Zielsetzung der Unternehmensleitung aus dem Startworkshop

 

Es ist darauf zu achten, dass die über die Mindeststandards hinausgehenden Maßnahmen für die Organisation, deren Beschäftigte und die Öffentlichkeit relevant sind und einen erkennbaren Unterschied zum Ist-Stand ermöglichen. Darüber hinaus ist darauf zu achten, dass die Maßnahmen ein ausgewogenes Paket aus Leistungen des Unternehmens, dialogischen Instrumenten und Aktivitäten sowie kulturellen Initiativen und Verbesserungen darstellen.

In den Entwicklungswerkstätten kommt der sogenannte „Kriterienkatalog“ zur Anwendung. Diese Sammlung an Ansatzpunkten, Mustermaßnahmen und Initiativen ermöglicht die strukturierte Auseinandersetzung mit allen wesentlichen Aspekten und regt zudem den Maßnahmen-Suchprozess an. Dies bietet vor allen in jenen Handlungsfeldern und Kerndimensionen Vorteile, in denen die Organisation bislang keine Maßnahmen gesetzt hat oder die Vorteile und Aspekte nicht im Detail kennt.

Je nach Komplexität können und sollen mehrere Entwicklungswerkstätten stattfinden. Die Entscheidung über die Anzahl der Entwicklungswerkstätten und die Dauer der einzelnen Workshops wird im Startworkshop zwischen Berater_in und Organisation festgelegt. Diese Entscheidung kann abhängen von

  • Zielsetzungen, die erreicht werden sollen
  • Komplexität der einzelnen Handlungsfelder in der Umsetzung
  • Ist-Stand in einzelnen Handlungsfeldern
  • Kompetenz, die zu den einzelnen Themen schon im Haus vorhanden ist
  • Zusammensetzung der Projektgruppe bzw. Projektgruppen
  • unterschiedlichen Unternehmensbereichen der Organisation, wenn diese sehr unterschiedlich agieren oder geführt werden

 

So kann beispielsweise die Entscheidung fallen, verwandte Kerndimensionen in einem Workshop zu behandeln oder aber je Kerndimension einen Workshop zu veranstalten, mit den selben oder wechselnden Teilnehmer_innen.

Als Mindestmaß ist eine Entwicklungswerkstatt von zwei Tagen (am Stück oder getrennt) vorgesehen, um eine ausreichende Behandlung der Themen zu ermöglichen.

Inhalte der Entwicklungswerkstätten sind:

  • Vorstellung von ZukunftVIELFALT® (bei Bedarf)
  • Vorstellung der Ergebnisse des Startworkshops, der Zielsetzungen und Rahmenbedingungen
  • mit Unterstützung des Kriterienkataloges und mittels Inputs des/der Beraters/Beraterin den Ist-Stand in den einzelnen Handlungsfeldern erheben sowie konkrete Maßnahmen zu diskutieren und zu erarbeiten
  • Beurteilung der Maßnahmen auf Relevanz, Dringlichkeit und Umsetzbarkeit

 

Die Splittung der Entwicklungswerkstätten in mehrere Einheiten, die an verschiedenen Tagen stattfinden bzw. die Durchführung mehrerer Entwicklungswerkstätten mit wechselnden Teilnehmer_innenkreisen ist möglich, soferne dadurch kein negativer Einfluss auf die Arbeitsergebnisse zu erwarten ist.

Inhalt und Ablauf der Entwicklungswerkstätten werden von den Berater_innen in einem ausführlichen, den Prozess nachvollziehenden Protokoll festgehalten. Das Protokoll ist von allen Teilnehmer_innen durch ihre Unterschrift zu bestätigen.

Im Anschluss an die Entwicklungswerkstätten hat eine klare Abstimmung der umzusetzenden Maßnahmen mit der Organisationsleitung stattzufinden. Dabei werden die erarbeiteten Maßnahmen hinsichtlich ihrer Umsetzbarkeit bewertet und – soferne noch nicht erfolgt – Umsetzungszeiträume und Verantwortlichkeiten festgelegt.

Alle beschlossenen Maßnahmen fließen in die Zielvereinbarung ein. Diese ist von der Organisationsleitung zu unterzeichnen und die Maßnahmen sind nach innen und außen zu kommunizieren. Ein klares Ja der Organisationsleitung zu den Maßnahmen ist ein wesentliches Kriterium für die Erteilung des (Grund-)Zertifikates.

Bei den Maßnahmen ist darauf zu achten, dass

  • die Maßnahmen realisitsch im genannten Zeitraum umsetzbar sind.
  • relevant sind für die internen und externen Stakeholder und die Organisation (Kriterium der Wesentlichkeit).
  • mit klaren Verantwortlichen versehen sind.
  • einen geplanten Umsetzungszeitraum enthalten.
  • die entsprechenden Ressourcen verfügbar sind.
Für die Erteilung des Grundzertifikates ist es notwendig, dass die Organisation die bereits erreichten Mindestanforderungen dokumentiert und einen Plan zur Erfüllung der übrigen Minimumkriterien innerhalb von drei Jahren erstellt. Diese Minimumkriterien stellen sicher, dass das Diversity Management in der Organisation ganzheitlich stattfindet und anerkannten Normen zu Gleichbehandlung, Antidiskriminierung und Nachhaltigkeit entspricht.

Das Erreichen der Mindestanforderungen ist entsprechend nachzuweisen, etwa durch Vorlage von Dokumenten, Protokollen, Einsicht in Unterlagen oder Befragung relevanter Gruppen in der Organisation. Für die Darlegung der Mindestanforderungen wird ein Standard-Formular zur Verfügung gestellt, das der Dokumentation beizulegen ist.

Zudem sehen die Rahmenbestimmungen vor, dass in den vier Handlungsfeldern (Kommunikation/Information, Unternehmens- und Führungskultur, Personalmanagement und Qualifizierung) jedenfalls Maßnahmen zu setzen sind. Darüber hinaus müssen in 2 von 6 Kerndimensionen über die Mindeststandards hinausgehende Maßnahmen definiert werden.

Sind alle oben genannten Schritte absolviert, so werden die gesammelten Unterlagen für die Begutachtung bei einem der externen Zertifizierungspartner eingereicht.

Die einzureichenden Unterlagen beinhalten:

  • Teilnahmevereinbarung
  • Zahlen- und Datenbogen
  • relevante Organisationsunterlagen laut Checkliste
  • Bestätigung über die Erfüllung der Voraussetzungen (Machbarkeit, Commitment, …)
  • Protokoll des Startworkshops
  • ggf. ein Fotoprotokoll des Strategieworkshops
  • Protokolle der Entwicklungswerkstätten
  • ggf. Fotoprotokolle der Entwicklungswerkstätten
  • komplettierter Kriterienkatalog
  • Bestätigung über die Erfüllung der Mindestanforderungen sowie damit in Zusammenhang stehende Unterlagen und Dokumente
  • unterzeichnete Zielvereinbarung
  • Einschätzung der Berater_innen

 

Alle Ergebnisse, Dokumentationen sowie die Zielvereinbarung werden einer externen Überprüfung unterzogen. Dabei werden sowohl formale, als auch inhaltliche Kernpunkte überprüft und eine Empfehlung über die Ausstellung des Grundzertifikates gegeben.

Die Begutachtung erfolgt im Rahmen der seitens des Begutachtungsinstitutes intern festgelegten Abläufe und Richtlinien.

Geprüft werden jedenfalls:

  • Einhaltung der formalen Abläufe und Erfordernisse gemäß dieser Richtlinie (Einhalten der Prozessschritte, Voraussetzungen und Machbarkeitskriterien, Erreichen der Mindeststandards, Maßnahmen in den vorgesehenen Handlungsfeldern und Kerndimensionen)
  • aussagekräftige Dokumentation (Protokolle, Fotoprotokolle, Zielvereinbarung, Kriterienkatalog)
  • nachhaltige und langfristige Verankerung in der Organisation sowie die dafür nötigen Maßnahmen im Bereich der Führungs-/Organisationskultur und Kommunikation
  • Relevanz der vereinbarten Maßnahmen für die Stakeholder und die Organisation selbst
  • Absicherung der Maßnahmenumsetzung durch Planung und Festlegung von Verantwortlichen, Zeiträumen und Ressourcen
  • Commitment der Organisationsleitung zu den vereinbarten Maßnahmen
  • Umstände und Aktivitäten, die eine ganzheitliche Umsetzung in Frage stellen, dieser zuwiderlaufen oder diese sabotieren

 

Basierend auf dieser Prüfung obliegt es dem Zertifizierungspartner,

  • das Grundzertifikat zu erteilen,
  • Unterlagen, Dokumente, Informationen unter Setzung einer Nachfrist nachzufordern, wenn diese für das Verständnis und die Nachvollziehbarkeit des Prozesses und der Ergebnisse relevant sind,
  • Verbesserungen einzufordern, wenn nicht erkennbar ist, dass die gesetzten Ziele und das Ziel eines ganzheitlichen Diversity Managements erreicht werden können
  • Empfehlungen zur weiteren Vorgehensweise abzugeben
  • eine Erteilung des Grundzertifikates wegen grober Mängel oder Unvereinbarkeit abzulehnen
Sind alle Kriterien erfüllt, so erhält die Organisation unmittelbar nach der Begutachtung und der Erstellung eines positiven Gutachtens das Grundzertifikat des Zertifizierungspartners. Dieses bestätigt die Erfüllung der Vorgaben des allgemeinen Leitfadens ÖNORM S2501 Diversity Management – Grundsätze, Systeme und Hilfsinstrumente.

Ab diesem Moment ist die Organisation auch berechtigt, das ZukunftVIELFALT® Logo und die dazugehörige Auszeichnung nach innen und außen zu kommunizieren und zu nutzen (siehe dazu die konkreten Nutzungsbestimmungen). Hierfür erhält das Unternehmen eine eigene Lizenzvereinbarung seitens des Lizenzgebers.

Die Nutzung erstreckt sich ab Erteilung des Grundzertifikates auf die drei folgenden Jahre. Am Ende des dritten Jahres ist erneut eine Bestandaufnahme und Entwicklung neuer Maßnahmen mittels des ZukunftVIELFALT® Prozesses zu absolvieren, um die Nutzung des Gütezeichens um weitere drei Jahre zu verlängern.

In den darauf folgenden drei Jahren setzt die Organisation die von ihr festgelegten Maßnahmen um. Dabei kann sie sich, muss sich aber nicht, extern begleiten lassen.

Einmal pro Jahr legt die Organisation einen Jahresbericht (standardisiertes Formular) vor, in dem die Fortschritte und Abweichungen aussagekräftig dokumentiert sind. Am Ende des dritten Jahres erfolgt dann die Entscheidung für die Rezertifizierung, die in ähnlicher – etwas abgekürzter – Manier erfolgt.

Der Jahresbericht ist jeweils innerhalb von drei Monaten nach dem Jahrestag der Zertifizierung einzureichen. Sowohl der externe Zertifizierungspartner als auch der Lizenzgeber sind berechtigt, Detailinformationen zu gesetzten oder nicht gesetzten Maßnahmen, Aktivitäten und Initiativen zu erfragen und einzufordern, wenn diese für die Beurteilung der Zielerreichung notwendig sind.

Die jährliche Berichterstattung zeigt der Organisation ihren aktuellen Umsetzungsstand und kann als Grundlage für die Kosten-Nutzen-Analyse der Organisation herangezogen werden.

Vor Ablauf der drei Jahre hat die Organisation zu entscheiden, ob sie das ZukunftVIELFALT® Logo und das Grundzertifikat weiter nutzen möchte oder nicht. Im Falle der Entscheidung für die weitere Nutzung wird der oben beschriebene Prozess in einer schlanken Form, aber mit Rückschau auf die Umsetzung, erneut durchlaufen.

Sollte die Entscheidung gegen eine Verlängerung fallen, so ist ein dritter Jahresbericht zu legen. Danach können Logo und Grundzertifikat noch ein Jahr genutzt werden, bevor das Nutzungsrecht erlischt.